Forecasting negli acquisti: meno capitale in magazzino, condizioni migliori

Il problema nasce dalla quantità d'ordine

A fine mese torna sempre la stessa domanda: quanto capitale è fermo in magazzino e quanta di quella merce non si muoverà nelle prossime settimane? In molte aziende commerciali la quantità da ordinare nasce dall'esperienza e dall'ultima lista d'ordine. Un articolo una volta è mancato, così la volta dopo se ne ordina di più. Un altro si vende più lentamente del previsto, ma continua ad arrivare con il ritmo di sempre. Il risultato Lei lo conosce dal Suo magazzino: scaffali pieni di articoli fermi e vuoti proprio sulla merce che i clienti chiedono.

L'azienda non è mal gestita. È cresciuta, gli assortimenti si sono ampliati e il numero di articoli supera da tempo quello che una persona può tenere a mente. L'ufficio acquisti manda avanti il negozio, ma lo fa per centinaia o migliaia di posizioni insieme, ognuna con la propria domanda e il proprio tempo di consegna. È qui che l'esperienza perde il quadro d'insieme.

Il costo arriva da due parti insieme. Il capitale fermo nella merce che gira lentamente manca per gli acquisti, per il personale o per gli investimenti in programma. E chi deve riordinare all'ultimo momento di solito paga di più: piccole quantità, prezzi a scaglioni meno favorevoli e a volte spedizioni urgenti. Entrambi gli effetti si notano poco, perché si distribuiscono su tutto l'assortimento e non compaiono mai come un unico numero.

Cosa cambia con una previsione

Un modello di previsione negli acquisti risponde a una domanda semplice per ogni articolo: quanto si venderà presumibilmente nelle prossime settimane e quando conviene quindi riordinare, e in che quantità? La base sono dati già presenti in azienda: storico delle vendite, giacenze attuali, tempi di consegna e quantità minime d'ordine dei fornitori. Il modello tiene conto degli andamenti stagionali e dei ritmi settimanali, perché nell'arco degli ultimi anni riconosce ciò che una persona, su migliaia di articoli, non riesce più a seguire.

Il beneficio è calcolabile. Resta meno capitale bloccato nella merce che gira piano. Per il resto gli ordini si raggruppano in quantità maggiori e pianificabili, e quantità maggiori al momento giusto portano prezzi a scaglioni migliori e meno ordini urgenti costosi. Invece di una percentuale inventata Le indichiamo il punto di misura: la giacenza media di capitale in magazzino e il numero dei riordini a breve termine, prima e dopo il progetto pilota. Su questi due valori vede nero su bianco se il modello regge.

Realizzazione in un pilota limitato

All'inizio non c'è nessuna riorganizzazione dell'intero ufficio acquisti. Partiamo da un gruppo merci circoscritto, con storico di vendita sufficiente e con un capitale immobilizzato evidente. Questo confine è voluto: il team mantiene il controllo e, se qualcosa non va, l'errore resta piccolo e visibile.

Il percorso in passi:

1. Esame dei dati. Leggiamo storico vendite, giacenze e tempi di consegna dal Suo gestionale e verifichiamo quanto siano completi e puliti.
2. Calcolo del modello. Per il gruppo merci pilota nasce una previsione per articolo, con una proposta d'ordine che indica quantità e momento.
3. Esecuzione in parallelo. Per alcune settimane la proposta gira accanto all'acquisto abituale. Il Suo addetto vede cosa consiglierebbe il modello, ma decide ancora da sé.
4. Confronto. Alla fine mettiamo le proposte a confronto con l'andamento reale e misuriamo capitale immobilizzato e riordini.

Un pilota di queste dimensioni richiede settimane, non mesi. Gira sui Suoi numeri veri e non su un esempio. Alla fine c'è una decisione chiara: estendere, adattare o lasciar perdere. Poiché il pilota resta piccolo, anche l'investimento è contenuto e il rischio limitato.

Dove resta l'approvazione umana

Il modello non ordina nulla. Calcola e propone. Ogni ordine arriva come proposta all'ufficio acquisti, con quantità, momento e i numeri che stanno dietro, e solo l'approvazione del Suo collaboratore lo fa partire. Così il sapere interno resta efficace: una promozione annunciata, un fornitore in difficoltà o un cliente con un fabbisogno particolare, cioè cose che nessuno storico di vendita contiene.

La previsione rende la decisione più rapida e più fondata, la responsabilità resta all'ufficio acquisti. Il Suo team fissa i limiti: fino a quale quantità una proposta passa senza domande e da quando qualcuno deve dare un'occhiata. Chi ha approvato quale proposta e quando viene documentato in modo tracciabile. Per l'addetto il lavoro si sposta dal raccogliere i numeri al verificare e decidere.

Come si inserisce nel nostro lavoro

Costruiamo soluzioni di questo tipo in modo che si inseriscano nei Suoi processi esistenti. Il modello di previsione si collega al Suo gestionale e consegna le proposte lì dove l'ufficio acquisti lavora già. I dati restano nel Suo ambiente, conformi al GDPR e, se lo desidera, sulla Sua infrastruttura. Quello che funziona negli acquisti si può poi estendere alle previsioni di vendita o all'analisi dell'indice di rotazione. Una panoramica di quello che offriamo la trova nei nostri servizi.

Il passo successivo

Se vuole sapere quanto capitale è fermo, da Lei, nella merce che gira piano, lo calcoliamo su un gruppo merci. Prenoti un primo colloquio di 30 minuti dalla nostra pagina dei contatti e chiariamo se un pilota negli acquisti è adatto alla Sua azienda.